De 085/088/0800/0900 telefoonnummer maatschappij van Nederland
FAQ: Veelgestelde Vragen Telefonisch Beantwoorden in 4 Stappen
Nationale nummers
Door een landelijke uitstraling –en, indien van toepassing, de gunstige belkosten– nodig je meer mensen uit jou te bellen. Hierbij zul je merken dat bellers een aantal vragen hebben, waarvan sommige vaak terugkeren. En jij wil natuurlijk een goede indruk maken.
Een effectieve FAQ pagina is onmisbaar, maar in dit artikel laten wij zien hoe je deze veelgestelde vragen makkelijker en sneller beantwoordt aan de telefoon. Dit verlicht de druk op jouw medewerkers, het stelt je in staat om ruimere openingstijden te hanteren en vergroot het vertrouwen en de klanttevredenheid.
Het is belangrijk om tijd efficiënt te besteden aan waardevolle taken binnen jouw klantenserviceteam.
In het onderstaande stappenplan bekijken we hoe je delen van jouw telefonische dienstverlening automatiseert, gebruik makend van de handige functies waar je als klant van de Belfabriek toegang toe hebt. Lees snel verder en volg de volgende stappen:
Stap 1: Eerst inventariseren
Voordat je jouw telefoonnummer opnieuw gaat inrichten, is het belangrijk om te weten met welke veelvoorkomende vragen bellers contact opnemen. Maak hier een lijstje van en bekijk deze vragen aandachtig. Niet alle vragen kun je sneller beantwoorden.
Zo kan het zijn dat klanten specifieke informatie over hun account, dossier of contract hebben waarvoor jouw medewerkers handmatig het systeem moeten raadplegen. Maar aan de andere kant kunnen er ook algemene vragen zijn die veel klanten stellen en waarop de antwoorden altijd hetzelfde zijn. Met dat soort vragen gaan we aan de slag door een georganiseerde FAQ-structuur te creëren.
Stap 2: Automatisch of persoonlijk beantwoorden?
Het idee is om jouw klanten door middel van een belmenu zo snel mogelijk naar het antwoord op hun vraag te loodsen. Duidelijk communiceren speelt hierbij een belangrijke rol. Vragen vallen meestal in categorieën, bijvoorbeeld over de facturatie, voorwaarden, levering, of vragen van technische aard.
Jouw medewerkers kunnen deze beantwoorden, maar in sommige gevallen is het ook mogelijk om vragen door middel van een geautomatiseerde meldtekst te beantwoorden. Het kan zijn dat in jouw situatie een mix van beide vormen van aanpak het meest logisch is. Het opnemen van goed geoptimaliseerde FAQ vragen kan de efficiëntie verder verbeteren door repetitieve vragen te verminderen.
Stap 3: Ontwerp jouw nieuwe menustructuur
Nu je weet welke vragen het meest gesteld worden en welke hiervan je automatisch kunt beantwoorden, is het tijd om een nieuwe menustructuur te ontwerpen. Het is cruciaal om belangrijke informatie goed te organiseren, zodat klanten eenvoudig kunnen navigeren, vinden wat ze nodig hebben en er aan hun behoeften wordt voldaan. Klanten van de Belfabriek hebben toegang tot allerlei handige functies die je in deze structuur kunt inbouwen:
Bij het ontwerpen van jouw menu is het belangrijk om bellers niet te vermoeien. Twee keuzes achter elkaar in een belmenu tolereren de meeste mensen nog, maar een structuur waarbij ze vaker moeten kiezen kan leiden tot frustraties en dat wil je voorkomen. Ook zijn er mensen die in alle gevallen liever één van jouw medewerkers persoonlijk spreken. Wij raden je aan om deze mogelijkheid standaard in te bouwen in het keuzemenu, bijvoorbeeld als laatste van de opties.
Stap 4: Extra functie's
Bij de eerste stap gaven wij aan dat niet alle vragen geautomatiseerd te beantwoorden zijn. Dat is niet helemaal waar, want ons Interactive Voice Response (IVR)-systeem maakt koppelingen met jouw database mogelijk. Waar onze standaard functies ophouden, gaat onze Op-maat-schakeling verder.
Wij creëren dit soort functies, zoals de de naam al aangeeft, op maat voor onze klanten. Ongeacht de grootte van jouw bedrijf. Zo maakten wij het mogelijk dat het servicenummer van een bank volautomatisch het rekeningsaldo van de klant meldt en dat een energieleverancier de meterstanden aan gebruikers doorgeeft. Het is essentieel om veelgestelde vragen duidelijk en overzichtelijk te beantwoord te hebben.
Stel je eens voor hoeveel tijd je bij jouw medewerkers vrijmaakt als je dit soort informatie-aanvragen kunt automatiseren. Wil je meer weten over de technische mogelijkheden van op-maat-schakelingen, neem dan contact met ons op, ook via tel. 0800-BELFABRIEK.
Veelgestelde vragen:
FAQ staat voor Frequently Asked Questions, ofwel veelgestelde vragen. Maak jou faq pagina overzichtelijk; bundel de meest voorkomende vragen én antwoorden op één plek, zodat gebruikers of klanten deze snel kunnen vinden en begrijpen. Dit is essentieel voor een goede gebruikerservaring.
Een FAQ helpt om algemene vragen vooraf al te beantwoorden, medewerkers te ondersteunen en hun kostbare tijd te besparen, de klanttevredenheid te vergroten door een logische manier van communicatie, en om beter voorbereid te zijn op telefoongesprekken met klanten of potentiële klanten.
Effectieve communicatie speelt hierbij een cruciale rol, omdat het zorgt voor een vlotte en duidelijke interactie tussen medewerkers en klanten. Het vereist specifieke vaardigheden van medewerkers om de vraag gesteld door de klant adequaat te behandelen.
Je kunt het best starten met het verzamelen van de vragen die het vaakst telefonisch worden gesteld en bespreken welke vragen het meest relevant zijn. Dit zijn vaak vragen over levertijden, informatie over facturatie, of technische ondersteuning. Door deze vragen te analyseren, kun je een lijst opstellen van de meest voorkomende vragen. Het is ook belangrijk om deze vragen zorgvuldig te beoordelen om ervoor te zorgen dat ze volledig en nauwkeurig worden beantwoord.
Gebruik een mix van automatische beantwoording via een belmenu of IVR-systeem en zet persoonlijke ondersteuning door medewerkers in bij complexere vragen. Geef heldere antwoorden en vermijd vakjargon. Op deze manier pak je de zwakke punten in jullie communicatievaardigheden effectief aan.
Voeg nieuwe vragen toe zodra je merkt dat ze vaker voorkomen. Zo blijft je faq pagina actueel en relevant. Denk eraan om de inhoud regelmatig te beoordelen en waar nodig aan te passen op basis van gebruikersfeedback.
Naast een FAQ op je website of IVR-systeem, kun je ook een follow-up e-mail sturen na een telefoongesprek, FAQ’s toevoegen aan je productpagina’s, een geautomatiseerde stemboodschap gebruiken en de meest gestelde vragen beantwoorden. Dit versterkt je aanpak en verbetert de samenwerking tussen klant en organisatie.
De voordelen van een effectieve FAQ pagina en een FAQ telefoonmenu zorgt voor verhoogde productiviteit, minder herhaalde vragen, een beter inzicht in de behoeften van je doelgroep en de mogelijkheid om de communicatie te leiden en verwachtingen goed te beschrijven. Daarnaast is het essentieel om belangrijke informatie duidelijk en toegankelijk te maken.
Geen verplichtingen. Geen betaalgegevens nodig.
Geen Betaalgegevens nodig - Geen Verplichtingen.
