Professionele Welkomstboodschap voor jouw Bedrijf [How to]

Wanneer je belt naar een bedrijf word je niet altijd direct te woord gestaan door een medewerker. Vaak klinkt er eerst een boodschap. “U belt naar …” of “Dank u voor het bellen naar…”. Zo’n boodschap is een geautomatiseerde welkomstmelding. Het klinkt professioneel en helpt om klanten op een nette en eenduidige manier welkom te heten !

Zo’n welkomstmelding is ook voor jouw bedrijf mogelijk. Maar hoe klinkt de beste welkomstmelding?

Waarom een welkomstmelding?

Een welkomstmelding via de telefoon hoeft natuurlijk niet, maar het is wel een heel nette, professionele manier om klanten te woord te staan. Zo worden jouw klanten altijd op dezelfde manier welkom geheten, met de boodschap die je zelf gekozen hebt. Ook heb je de mogelijkheid om rustig een boodschap te delen. Een welkomstmelding kan immers niet door de beller onderbroken worden. Met die boodschap kan je bijvoorbeeld mededelen dat er een keuzemenu volgt, wat de openingstijden zijn of dat er ook informatie op de website over een onderwerp te vinden is.

Hoe een goede welkomstmelding klinkt

Helaas, er is geen handboek voor de perfecte welkomstmelding. Elk bedrijf is immers anders, en afhankelijk van de merkwaarden en bedrijfscultuur past de ene boodschap en vorm beter bij het ene bedrijf dan de ander. Maar er zijn wel een aantal manieren die er altijd voor kunnen zorgen dat je het maximale uit jouw welkomstboodschap haalt !

De stem van jouw bedrijf

Zo begint het bij de stem. Spreek je de boodschap zelf in, of doet een collega dat? Of wil je dat het welkomstbericht wordt ingesproken door een inhuurde professionele stem? Ook dat is een mogelijkheid. Niet alleen de grootste bedrijven kiezen vaak voor deze vorm, ook voor het MKB is dit een heel professionele manier om klanten welkom te heten. En het is makkelijker dan je misschien denkt. Je levert de gewenste welkomstmelding aan en wij vragen een offerte op bij het stemmen voice-over bureau. De boodschap is vervolgens al binnen enkele dagen te horen. Voor wat voorbeelden van zowel mannelijke als vrouwelijke stem professionals die aangesloten zijn bij Belfabriek kan je een demo pagina aanvragen.

De boodschap die jouw klanten horen

En hoe klinkt de boodschap zelf dan? Laat je klanten in ieder geval direct duidelijk weten dat ze met jouw bedrijf verbonden zijn. Doe dat op een kalme en vriendelijke manier. Je zet daarmee de toon voor de rest van het gesprek. Benut de ruimte daarna eventueel om iets over jouw bedrijf te laten weten. “Wij staan voor…” of “Wij helpen u graag…”. Het is immers ook een mogelijkheid om een stukje ‘merkmarketing’ te doen.

Laat tot slot altijd weten wat er gaat gebeuren. Wordt het gesprek bijvoorbeeld opgenomen, of gaat er een keuzemenu volgen? Zo weet je klant waar hij aan toe is. Heb je even geen inspiratie? Dan hebben we een aantal sjablonen klaar voor de meest voorkomende situaties !

De beste welkomstmelding

De beste welkomstmelding is dus professioneel, misschien zelfs met een professionele stem via de Belfabriek. De melding is kalm, vriendelijk en laat direct weten met welk bedrijf de beller verbonden is. Je benoemt wat er gaat gebeuren en laat eventueel nog weten waar jouw bedrijf voor staat. Op die manier zal je het maximale uit de welkomstmelding halen !