Zakelijke VoIP: waarom vandaag nog beginnen

Elk bedrijf dat zich zorgen maakt over efficiënte en kosteneffectieve oplossingen voor telecommunicatie, heeft waarschijnlijk vernomen dat Voice over Internet Protocol (VoIP) telefoonsystemen de beste keuze zijn in de huidige internetgestuurde samenleving. Zo goed als iedereen op het eerste gezicht kan zien, lijkt het erop dat VoIP-diensten beantwoorden aan veel, zo niet alle, primaire communicatiebehoeften die bedrijven van telefoonsystemen verlangen.

Het duurt echter niet lang voordat u tegenstrijdige adviezen tegenkomt. In dit artikel proberen we onduidelijkheden over VoIP-telefoonsystemen te verhelderen. In zijn algemeenheid verlagen VoIP-systemen de kosten, verbeteren ze het tijdbeheer en verhogen ze de productiviteit

Lage kosten per gesprek

Zoals een deel van de naam doet vermoeden, maakt een VoIP-telefoonsysteem gebruik van het internetprotocol om te bellen. In plaats van telefoonlijnen te gebruiken, worden alle communicatiegegevens omgezet in pakketten en verzonden via het IP-netwerk. Het IP-netwerk dat uw bedrijf gebruikt, kan uw internetverbinding zijn, een directe IP-verbinding met uw telefoonserviceprovider of een combinatie van beide. Het belangrijkste onderdeel van de IP-verbinding is dat er gegarandeerde kwaliteit van de dienstverlening is van het netwerk van uw telefoonserviceprovider naar uw kantoornetwerk.

Het plaatsen van gesprekken via traditionele telefoonlijnen betekent dat een lijn wordt opgenomen door de twee bellers die deze gebruiken om te communiceren. Oproepen via vaste lijnen, vooral als ze over lange afstanden gaan, zijn duur. Het internet gebruiken om gespreksgegevens door te geven omzeilt dit probleem, waardoor binnenlandse en internationale gesprekken in het algemeen goedkoper worden.

Mobiliteit

Wanneer werknemers van uw bedrijf vaak onderweg zijn, kunnen VoIP-services een enorm voordeel voor u zijn, omdat u ze overal mee naar toe kunt nemen. Met een VoIP-telefoonsysteem zijn er geen fysieke beperkingen. U heeft de bewegingsvrijheid die uw bedrijf nodig heeft zonder bijkomende stress. U zit dus niet vast aan vaste lijnen, wat het ook erg gemakkelijk maakt wanneer uw bedrijf gaat verhuizen.

Veelzijdigheid van functies

Door VoIP-telefoonsystemen te gebruiken, kunt u multitasken met de meest technisch onderlegde apparaten, zodat u zo productief mogelijk kunt zijn. Stel dat u in een wachtrij aan het bellen bent. Terwijl u wacht, kunt u uw benadering van klantgesprekken die u hebt gemist strategiseren terwijl u voicemailberichten leest die rechtstreeks in tekstvorm naar uw e-mail worden verzonden. Ook kunt u eenvoudig berichten en voicemail doorsturen. Als u een belangrijk bericht in een voicemail ontvangt, kunt u die voicemail met één muisklik naar drie andere mensen doorsturen.

Eenvoudige telefonische vergaderingen

Het is mogelijk om deel te nemen aan telefonische vergaderingen als uw bedrijf een traditioneel telefoonsysteem gebruikt, maar u zult merken dat u dient te betalen voor een extra service om meerdere bellers toe te voegen. In plaats van te betalen voor iets extra's, kunt u bij zakelijke VoIP profiteren van de mogelijkheid om vergaderingen te houden als een extra voordeel voor de service waarvoor u reeds betaalt.

VoIP-services maken online vergaderingen ook veel gemakkelijker. Natuurlijk zijn dit soort conferenties meestal speciale gevallen, maar face-to-face interactie met collega's en klanten, terwijl zakelijk personeel niet op kantoor is, is veel beter te beheren met VoIP-telefoonsystemen.

Efficiënte interactie met de klant

In de huidige wereldeconomie kunnen bedrijven overal zijn gevestigd. Dit betekent vaak dat vergaderingen reizen vereisen. Toch is er met een VoIP-service geen reden om de mogelijkheid te verliezen om belangrijke gesprekken te voeren of om essentiële documenten niet door te sturen.

Met een VoIP-telefoonsysteem kunt u verschillende apparaten instellen welke berichten ontvangen. Als u een telefoontje zelf niet beantwoordt, wordt deze verzonden naar een tweede of derde apparaat, bijvoorbeeld een mobiele telefoon of laptop. Hierdoor mist u vanzelfsprekend minder snel een belangrijk gesprek.

Betrouwbaarheid

Een veel voorkomende zorg die over VoIP naar voren komt, is het feit dat als het internet niet meer werkt, de telefoon dat ook niet meer doet. Dit hoeft echter niet zo te zijn. Feit is dat doorschakelen, net als andere functies in VoIP-telefoonsystemen, ongelooflijk flexibel is.

De mogelijkheid om te kiezen waar uw oproepen worden doorgestuurd en op welke manier, betekent dat u ook geen productiviteit hoeft te verliezen door lokale stroomuitval of weer gerelateerde gebeurtenissen. Als de telefoon op kantoor niet kan worden beantwoord, kan uw mobiele apparaat of laptop dat wel. Dit is derhalve ook een prima mogelijkheid om het thuiswerken, het nieuwe werken van tegenwoordig goed op orde te krijgen.

Hoe kan Belfabriek u hierbij helpen?

Belfabriek is een expert op het gebied van VoIP services en kan dan ook alles aanbieden wat u kunt bedenken. Denk aan het makkelijk kunnen registreren van telefoonnummers, het instellen van een keuzemenu en de bijbehorende wachtrij, alsmede de ingesproken tekst en het muziekbeheer. Hiervoor hoeft u geen aanvullende kosten te maken, dit soort diensten zitten inbegrepen in het abonnement. Alle mogelijkheden die Belfabriek aanbiedt zijn via de mobiele app te beheren.