Hoe een VoIP telefooncentrale installeren?

Steeds meer bedrijven zijn overtuigd van de meerwaarde en uitgebreide functionaliteiten van VoIP telefonie en willen met hun bedrijf de overstap maken naar deze telecommunicatietechnologie. Vaak lijkt het echter een moeilijke opgave om een dergelijke telefooncentrale ook werkelijk te implementeren in uw bedrijf. Wij willen u alvast met onderstaand overzicht op weg helpen.

Het soort telefooncentrale

Vooraleer u overgaat tot de aanpassing van uw bedrijfstelefonie, loont het de moeite om even op te sommen wat de behoeften van u en uw bedrijf zijn en of u bijgevolg voor een fysieke telefooncentrale in het bedrijf gaat, of voor een virtuele telefooncentrale in de cloud kiest. Deze keuze kan grote gevolgen hebben naar investering in tijd en geld, maar zal minstens evenzeer afhankelijk zijn van de expertise die u in huis heeft omtrent VoIP telefonie.

Fysieke telefooncentrale in uw bedrijf

Bij een fysieke telefooncentrale, bent u zelf (meestal) verantwoordelijk voor de installatie en aansluiting en moet u rekening houden met tal van factoren.

Stap 1 : Aantal telefoontoestellen

Zo kan u best vooraf opsommen hoeveel telefoontoestellen u nodig hebt. Hoeveel gebruikers wenst u op het telefoonnetwerk aan te sluiten? Via welke verbonden toestellen zullen die gebruikers verbinding maken? Dit zal belangrijk zijn op het moment dat u de VoIP centrale in gebruik wenst te nemen. Niet alleen moet u zelf kiezen welke toestellen u wenst aan te schaffen voor uw medewerkers, maar moet u ook steeds het overzicht kunnen behouden welk toestel op welk bureau wordt geplaatst of aan welk personeelslid deze worden toegekend.

Stap 2 : Installatie van de server voor de telefooncentrale

De server waarop uw telefoonsoftware draait en die de verbinding voorziet tussen uw intern telefoonnetwerk en het internet of uw provider is het hart van uw telefooncentrale. U voorziet niet alleen de aansluiting op uw router, aan de hand van het overzicht dat u in de vorige stap hebt bekomen, maar u zorgt tevens voor eventuele verbindingen binnen het bedrijf. Hierbij moet u vervolgens kiezen welke software u voor uw communicatie wenst te gebruiken, deze installeren op uw server en volledig naar uw wens instellen. Voorzie ook zelf een SIP-trunk om verbinding te maken met contacten die niet over VoIP beschikken of zorg voor een aansluiting op een SIP-provider.

Stap 3 : Configureer de toestellen

Aan de hand van het overzicht van aanwezige toestellen, hun plaatsing bij de diverse gebruikers en de keuze die u maakte omtrent interne belgroepen, toegekende nummers en aantal beschikbare lijnen, kan u nu aan de slag met het configureren van de toestellen en deze correct te verbinden met uw telefooncentrale. Zorg er dus steeds voor dat het juiste nummer aan de overeenstemmende gebruiker is gekoppeld, dat deze eventueel aan de overeenstemmende belgroep werd toegewezen. Werkt u met een mogelijkheid om ook op mobiel, tablet of laptop verbinding te maken met uw VoIP centrale, zorg er dan ook voor dat de nodige cliënten op deze toestellen worden geïnstalleerd en dat ze herkend worden door de server.

Stap 4 : Hou steeds de vinger aan de pols

Indien alle voorgaande stappen goed zijn verlopen, kan u nu met uw nieuwe telefooncentrale aan de slag. Hou er echter rekening mee, dat uw bedrijf geen statisch gegeven is en dat uw behoeften in de loop van de tijd kunnen wijzigen. Voorzie dus zeker de nodige mogelijkheden om extra toestellen aan te sluiten, om wijzigingen in de verdeling aan te brengen, en om regelmatig de meest recente updates van uw software en cliënten bij te werken. En voorzie daarvoor uiteraard voldoende budget, zodat u niet voor verrassingen komt te staan.

Een gehoste telefooncentrale in de cloud

Als het installeren van een fysieke telefooncentrale u net wat te ingewikkeld lijkt, dan kan een VoIP telefooncentrale voor u de ideale oplossing zijn.

Stap 1 : Uw behoeften

Er is niet zomaar één telefooncentrale die beantwoord aan de wensen van alle mogelijke bedrijven en net daarom is de keuze van uw telefonie maatwerk. Gelukkig is een cloudgebaseerde telefooncentrale de meest schaalbare en flexibele oplossing die u zich kan wensen. Ook hier is dus belangrijk dat u duidelijk aan geeft hoeveel toestellen u nodig heeft, met welke verbonden toestellen de gebruikers zullen verbinding maken, en welke opties u binnen uw bedrijf wenst te gebruiken.

Stap 2 : Installatie van de telefooncentrale

Bij een gehoste telefooncentrale hebt u geen gedoe met een fysieke server of het installeren van software. Uw provider neemt namelijk dit werk voor zijn of haar rekening en zal op basis van de geschetste behoeften uit stap 1 een volledig totaalpakket aanleveren.

Stap 3 : Configuratie

Bij een gehoste centrale hoeft u zich ook geen zorgen te maken om configuratie van toestellen of de server. Uw provider zorgt ervoor dat u binnen de snelst mogelijke termijn voorzien wordt van toestellen die vooraf werden geconfigureerd en die bij aansluiting automatisch correct worden opgenomen in uw online telefooncentrale. Ook voor de verbinding met mobiel, tablet of laptop zal u de juiste app aangeleverd krijgen, zodat u na installatie meteen aan de slag kan.

Stap 4 : Behoud het overzicht

Uw provider zorgt ervoor dat u op elk moment optimaal bereikbaar bent. U hoeft zich geen zorgen te maken over software updates, want die worden automatisch online geïnstalleerd. Onderhoud aan een fysieke centrale is niet nodig, want die is er niet. En wenst u toch zelf het overzicht te behouden bij de instellingen van uw telefooncentrale? Dan kan u dat makkelijk via het webportaal of de bijhorende app.

De beste oplossing voor bedrijfstelefonie

U merkt meteen dat een gehoste telefooncentrale in de cloud voor heel wat ondernemers vaak de beste oplossing is. En bij Belfabriek gaat men zelfs nog dat extra stapje verder voor u en krijgt u heuse een plug & play ervaring :

Voor een vaste maandelijkse prijs krijgt u:

• Vooraf geconfigureerd telefoonsysteem aangeleverd voor u en uw medewerkers

• Een handige link en QR-code voor het installeren van de app op zowel Apple als Android toestellen

• Een intuïtief en overzichtelijk web portaal voor het beheer van uw centrale

• Tal van standaard inbegrepen diensten en functionaliteiten

• De meest moderne, flexibele en toegankelijke telefooncentrale, voor u beheerd door Belfabriek