Welke software is nodig voor een VoIP telefooncentrale?

De dag van vandaag is het belangrijkste element in een telefooncentrale niet langer de operator die de juiste verbindingen maakt, maar de software die op de server van uw telefooncentrale draait. Het is een pakket dat ervoor zorgt dat uw VoIP centrale een manusje van alles wordt. Deze software stuurt niet alleen uw videoconferenties aan, uw antwoordapparaat of uw spraakoproepen, dit stukje technologie is ook verantwoordelijk voor uw SMS tekstberichten, chatfuncties en zelfs online faxbezorging.

Met deze toepassing hoeft u niet langer te wisselen tussen verschillende apparaten om uw diverse communicatiemethodes te gebruiken. En meer zelfs, dankzij deze moderne telefonie-aanpak, worden alle mogelijkheden optimaal op elkaar afgestemd en geïntegreerd, zodat u steeds alle data op één locatie kan bewaren en met één registratietool het absolute overzicht bewaart.

Wat is deze VoIP software?

VoIP software is een virtueel communicatie platform, dat gebruikers de mogelijkheid geeft om oproepen aan te nemen of op te zetten via het internet. Ten opzicht van de vroegere oproepen over de telefoonlijn, kan een hogere kwaliteit worden gegarandeerd, een lager kostenplaatje en een eenvoudiger beheer. De software is echter niet beperkt tot alleen spraakoproepen, maar omvat het volledig scala aan communicatiemogelijkheden.

De software op een VoIP telefooncentrale is ook toestelonafhankelijk, waardoor u als gebruiker niet langer gebonden bent aan dat vaste telefoontoestel op uw bureau, maar uw communicatie kan opzetten vanaf elk apparaat met een werkende internetverbinding. Denk daarbij aan mobieltjes, tablets, laptop, desktop, VoIP telefoons of zelfs een modern faxapparaat of kopieermachine.

VoIP software zorgt niet alleen voor uw externe communicatie maar is ook verantwoordelijk voor alle uitwisseling van gesprekken, berichten, videoconferenties enz., binnen uw onderneming of tussen de gebruikers onderling.

Wat doet deze VoIP software?

VoIP software omvat een collectie aan taken die voorheen bij klassieke telefooncentrales door diverse personen, diensten of apparaten werden uitgevoerd.

Eerst en vooral zorgt deze software ervoor dat uw gesprekken, berichten en videoverbindingen correct worden omgezet in leesbare datapakketten, zodat deze ook voor uw ontvangers bruikbaar zijn. Het omgekeerde is natuurlijk evenzeer waar : de binnenkomende communicatie wordt in data omgezet die voor al uw toestellen bruikbaar is.

Daarnaast zorgt de software ervoor dat een oproep steeds bij de juiste persoon terecht komt. Op basis van de gevraagde verbinding, of het gekozen nummer zal deze software een oproep naar u of één van uw medewerkers perfect van elkaar kunnen scheiden. Maar meer zelfs, de toepassing zorgt er ook voor dat email in uw mailbox terecht komt, dat spraakoproepen kunnen opgeslagen worden en beluisterd wanneer u dat wenst, dat bijvoorbeeld het aantal oproepen, de duratie, enzovoort, netjes in een databank worden bijgehouden, of dat u bij een binnenkomende oproep meteen de gegevens van de bellende klant te zien krijgt.

Dankzij deze software kan u ook beroep doen op tal van extra functionaliteiten. Bij het kiezen van VoIP software is het belangrijk om te bekijken welke opties standaard in een pakket worden aangeboden en welke als optioneel zijn of extra betaling vereisen.

Wat mag u van VoIP software verwachten?

Een goed VoIP software pakket zorgt ervoor dat u geen extra apparaten of aparte diensten nodig hebt om uw communicatie optimaal te beheren.

Het grote voordeel van deze software en van VoIP telefonie in zijn geheel, is de schaalbaarheid en flexibiliteit waarmee deze toegepast kan worden. U bent niet langer afhankelijk van een beperkt aantal fysieke lijnen, de telefonie groeit mee met uw bedrijf en u kan gebruik maken van de modernste communicatiemiddelen. Alhoewel de mogelijkheden eindeloos zijn met VoIP telefonie, sommen we graag enkele standaard functionaliteiten op die voor zowat elke onderneming van belang zullen zijn.

• Uw bellers krijgen een standaard welkomstbericht te horen wanneer ze uw onderneming contacteren

• Bij een groot aantal oproepen, wordt een wachtrij voorzien zodat u geen oproepen zou missen

• Om uw contacten meteen met de juiste dienst door te verbinden of van de correcte informatie te voorzien, kan een keuzemenu ingesteld worden

• De software laat toe om oproepen niet alleen op een vast toestel aan te nemen of op te zetten, maar ook om die door te schakelen en via mobiele toestellen of laptop en desktop te voeren

Het beheer van uw telefooncentrale is overzichtelijk en makkelijk uit te voeren.

Daarnaast zijn er natuurlijk nog tal van andere mogelijkheden zoals het omzetten van spraakberichten naar email, het integreren van uw bedrijfssoftware, opslaan en nakijken van statistieken, het zelf kiezen van uw eigen telefoonnummer, en nog veel meer.

Afhankelijk van uw provider worden deze opties in pakketten aangeboden, worden ze per functionaliteit verrekend, of betaalt u voor een totaalervaring per gebruiker een jaarlijkse of maandelijkse som. Bij Belfabriek hanteren we daarom transparante en duidelijke, allesomvattende tarieven. Een welkomsttekst, wachtrij, de toepassing van een keuzemenu, voice email, opname van gesprekken, een speciaal nummer, een app voor medewerkers, callcenter of gebruik op mobiele toestellen is allemaal inbegrepen voor een vaste maandelijkse bijdrage.

Daarnaast hoeft u zich geen zorgen te maken over het updaten van uw software, want ook dat neemt Belfabriek voor zijn rekening. U geniet steeds van het meest moderne telefoonsysteem en u hebt er geen omkijken naar.